Wat precies kan men met deze programma's? Waar zijn ze goed voor?

Retrieval-software
In de eerste plaats gaat het om software voor de opslag en retrieval van informatie waarbij informatie staat voor documentaire of bibliografische informatie. Literatuurgegevens dus. In dit opzicht zijn het dus gewoon "information retrieval"-programma's, geschikt voor de opbouw van een documentatie-bestand.

Eindgebruikers-software
In de tweede plaats zijn het programma's voor eindgebruikers. Ze zijn ontwikkeld om documentatie-problemen van niet-informatiespecialisten op te lossen. Wetenschappers/onderzoekers kunnen deze programma's gebruiken voor de opbouw van een eigen, persoonlijk bibliografisch documentatie-bestand.

In- en uitvoer van informatie
Tot dusver is er niet veel nieuws onder de zon. Ik bedoel: ook Cardbox+ of PerfectView zijn programma's die vaak gebruikt worden voor de opbouw van een persoonlijk-documentatiebestand. Wat de software die hier centraal staat echter doet onderscheiden van deze meer klassieke retrieval-programma's, zijn hun uitgebreide automatische in- en uitvoer-mogelijkheden.

Zo is het met behulp van deze programma's zeer makkelijk om bibliografische informatie verkregen uit externe bronnen (een online of ondisc bibliografisch bestand) in een moeite te downloaden naar het eigen documentatie-bestand. Elk programma kent daartoe conversie-modules die invoer vanuit zeer vele en verschillende databases (Inspec, ABI-Inform, PsycLit, Compendex, Medline, ERIC noem maar op) mogelijk maken. Daarbij worden verschillende publikatie-typen ondersteund, niet alleen tijdschriftartikelen.

Het spreekt voor zich dat het met deze programma's ook mogelijk is om zelf (met behulp van het toetsenbord dus en niet als batch-verwerking) bibliografische informatie in te voeren.

Een ander onderscheid met klassieke retrieval-programma's, is hun mogelijkheid om automatisch literatuuroverzichten en/of referenties te produceren en dat volgens zeer verschillende formats of stijlen. Zoals bekend heeft ieder (wetenschappelijk) tijdschrift wel zijn eigen voorschriften betreffende het vermelden van literatuurverwijzingen in artikelen. Vele van deze citatie-stijlen worden door deze programma's ondersteund.

Cite while you write
Een laatste kenmerk van deze programma's is hun eigenschap om gestandaardiseerde indicaties van literatuurverwijzingen in een tekstverwerkingsdocument te herkennen, deze vervolgens te matchen met het desbetreffende record in de eigen database om tot slot de bijbehorende referentie-lijst (plus de specifieke wijze van citeren in de tekst) te vervaardigen.

Samenvattend kun je stellen dat de software waar het hier om gaat zeer sterk in het verlengde ligt van het literatuuronderzoek. Stel een onderzoeker is bezig met het schrijven van een artikel voor, zeg, Nature. Hij gaat op zoek naar relevante literatuur in verschillende online of ondisc bibliografisch bestanden en download de gevonden referenties in een moeite naar zijn eigen documentatie-bestand. Vervolgens begint hij te schrijven waarbij hij in de tekst een koppeling maakt naar relevante records in zijn databestand. Is het artikel af dan zorgt het programma voor de bijbehorende referentielijst in de opmaak zoals die voorgeschreven wordt door, in dit geval, Nature.